Protocolización de actas de asamblea

¿Que significa protocolizar un acta de asamblea?

Es probable que hayas escuchado el término "protocolizar" en relación con las actas de asamblea. Este término se utiliza cuando se requiere realizar un documento con cierta validez legal, y por lo general se hace por que la ley así lo exige, aunque también podría ser por que las partes quieren dar mayor formalidad y publicidad a un acto determinado. 

En concreto, el acta de asamblea que se deja protocolizado, podrá ser consultado publicamente por cualquier persona que tenga conocimiento de su existencia en cualquier momento del tiempo, conformando así una garantía de reconocimiento de aquel acto.

La ley mexicana otorga a los notarios la facultad de certificar la autenticidad de las firmas que constan en un documento. En el caso de las actas, el notario transcribirá su contenido, las marcará con un número único y hace constar que los devuelve a la autoridad correspondiente o a la persona interesada.

¿Con que fin se protocoliza el acta de asamblea?

En concreto, la protocolización sirve para contar con un "respaldo" valido y legal, del acuerdo que se efectuó entre las partes que concurrieron a la asamblea. Sea que el acuerdo se haya tomado por unanimidad o por mayoría, la constancia quedará contenida en el acta, y el hecho de mandarlo a protocolizar servirá para que dicho acuerdo tenga constancia pública. El Notario que protocoliza el acta, archivará el documento para que las partes o terceros puedan hacer uso del mismo en casos de incumplimiento o extravío.

A su vez, en algunos casos la protocolización se realiza por que la ley lo ordena para la validez de ciertos actos o acuerdos en materia mercantil o societaria.

¿En que casos deben protocolizarse las actas de asambleas de tu sociedad?

Las actas de asamblea que deben celebrarse ante fé pública e inscribirse en el Registro Público de Comercio (RPC), son todas aquellas que, por una mención expresa de la Ley que las regula se establece la necesidad de hacerlo. En el caso de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) hay distintos artículos que imponen la obligación de realizar las actas de asamblea observando diversas formalidades.

En el caso de su artículo 5 y 10, la Ley establece que deberán protocolizarse aquellas actas en donde consten reformas estatutarias y para el caso en donde se otorguen poderes, respectivamente.

Y el caso del artículo 194 en donde existe la obligación en el caso de los supuestos siguientes:

1. Cuando por cualquiera circunstancia no pudiere asentarse el acta de una asamblea en el libro respectivo, se protocolizará ante fedatario público y;
2. Las actas de las Asambleas Extraordinarias serán protocolizadas ante fedatario público e inscritas en el Registro Público de Comercio. 

Así como la LGSM establece estos supuestos, el Código Fiscal de la Federación en su artículo 27, también contiene una obligación de protocolizar aquellas actas de asamblea donde sean aprobados cambios a la estructura accionaria o de participación social de una sociedad.

De esta forma, es que se considera una buena práctica que para aquellos escenarios en donde no exista la obligación expresa de protocolizar las actas y/o de inscribirlas al Registro Público de la Propiedad, se sigan aquellas formalidades que estén establecidas en los propios estatutos sociales de la persona moral. Recordando siempre, que será importante verificar los supuestos reales bajo los cuales se está celebrando un acta de asamblea y confirmar que en efecto, se realiza siguiendo todos los pasos para que cuente con validez.

¿Y como se hace? ¿Que costo tiene?

Como se ha mencionado, el trámite de protocolización lo deberá realizar siempre un notario, o en el caso de actos mercantiles, podría hacerlo un corredor público. Sin perjuicio de ello, es muy probable que se requiera de la asistencia de un Abogado, profesional en el ámbito jurídico, para redactar el contenido del acuerdo o la asamblea.

El tiempo que demora una notaria o correduría en realizar una protocolización es bastante relativo, pero por lo general no debería tomar más de una semana desde que se ingresa la versión final de la asamblea que cumple con los antecedentes requeridos hasta que se entrega la copia protocolizada.

Respecto de los costos, estos también serán variables, dependiendo del notario con el que se trabaje y del contenido de la reforma o de los acuerdos de la asamblea, ya que según eso se calculará el valor de la inscripción en el registro público de comercio. Pero simplemente para tener una noción acerca del valor, estimar un monto desde los $7.000 pesos mexicanos en gastos, sin incluir los honorarios de abogados.