¿Qué es un acta de asamblea?

Cuando hablamos de un “acta” nos referimos a una “reseña escrita, fehaciente y auténtica de todo acto productor de efectos jurídicos”.

Las actas constitutivas son como las actas de nacimiento de una empresa, en la que se establecen las características y datos que definen a una entidad y permiten distinguirla de las demás, tales como el nombre o razón social, el objeto o giro, el patrimonio entre otras cosas. Las asambleas son reuniones que se celebren por los socios o accionistas, con posterioridad a su constitución para modificar una determinada entidad, y deben hacerse constar en un documento, por esto se le llaman "actas de asamblea". 

Todas las sociedades mercantiles, son aquellas que tienen por objetivo desenvolverse en materias relativas al comercio humano o que por sus características deben ser reguladas como tales. Estas se encuentran reguladas por la Ley general de Sociedades Mercantiles (LGSM), que es una ley federal. 

Las asociaciones civiles, por su parte, son aquellas que buscan finalidades civiles y no necesariamente mercantiles. Estas se encuentran reguladas por el código civil correspondiente a la entidad federativa en la que la asociación se haya constituido. 

Finalmente, la asamblea es el espacio para que los socios se manifiesten y tomen los acuerdos necesarios para poder dirigir la entidad hacia sus objetivos o disponer de los productos generados por la misma. 

Requisitos de acta de asamblea constitutiva

Toda acta de asamblea debe cumplir con los requisitos que establecen los documentos rectores de la persona moral y la Ley:

• Las leyes que la regulan (LGSM, Código Civil, Código fiscal); y
• Los documentos constitutivos de la persona moral, es decir, su acta constitutiva y sus estatutos sociales.

Es importante recordar que los documentos rectores pueden prever una clasificación para las actas de asamblea, por ejemplo:

• Ordinarias y extraordinarias (aplicable a Sociedades Anónimas)
• Totalitarias o Mayoritarias (relevante para efectos de convocatoria y quórum); y
• Generales o Especiales (es decir, todos o sólo una categoría de asistentes).

Qué contiene un acta de asamblea constitutiva

Aunque el contenido de las actas se encuentra sujeto a los requisitos establecidos en los documentos rectores, cualquier acta de asamblea deberá contener al menos lo siguiente:

• El lugar, fecha y hora de celebración de la misma;
• La asistencia de los accionistas (o socios);
• El número de acciones (o partes sociales) representadas en la asamblea; 
• El número de votos que las acciones (o partes sociales) pueden hacer uso;
• El número de votos emitidos sobre cada uno de los asuntos tratados
• La deliberación que existió acerca de los asuntos tratados;
• El sentido de la resolución acordada;
• La hora en que se levanta la sesión; y
• Las firmas de las personas facultadas por los estatutos.

Formalidades necesarias en las actas de asamblea

Como hemos dicho antes, las formalidades serán aquellas que estén establecidas de esta forma en los documentos rectores, sin embargo existen principios generales que debe ser considerados:

• Todas las actas de asamblea deben constar por escrito;
• Todas las actas de asamblea deben estar firmadas por los asistentes; 
• Todas las actas de asamblea deben pasarse al libro de actas de asamblea de la persona moral que corresponda.
• Algunas actas de asamblea deben contar con una convocatoria previa.
• Algunas actas de asamblea deberán ser protocolizadas ante notario público e inscribirse en el registro público que corresponda, (por ejemplo si en las actas de asamblea se otorgan poderes o si así lo establecen los documentos rectores).

¿Cuándo deben celebrarse las actas de asamblea?

La periodicidad depende de aquella que sea establecida en los documentos rectores, ordinariamente, debe celebrarse una acta de asamblea de forma anual con motivo de la aprobación de estados financieros.

De forma extraordinaria, es decir en cualquier momento sujeto a las formalidades establecidas en los documentos rectores, la asamblea podrá ser convocada para resolver asuntos que no se presenten de forma cotidiana.

Y en todo caso, cuando se busque reformar los estatutos o en otras palabras modificar las características definidas para la entidad en el acta constitutiva, se deberá realizar a través de una asamblea, la que posteriormente deberá legalizarse de acuerdo a la leyes vigentes para que tenga plena validez ante terceros.